▷ Comment choisir son agence événementielle ?

Photo of author

Rédactrice passionnée qui a vécu dans plus de 25 pays toujours à la recherche de la dernière information.

L’événement revêt une importance stratégique pour l’entreprise. Il ne s’agit pas seulement de réunir des invités pour un moment festif, informatif, changeant ou expérientiel. L’événement a un but précis. Cette problématique nécessite l’accompagnement d’une agence événementielle. Comment choisir la bonne agence événementielle ? Celui qui vous permettra d’atteindre vos objectifs et plus encore ?

Table des matières

Travailler avec une société d’événement ou faire soi-même ?

C’est sûrement la première question que vous vous posez. La question est de savoir à juste titre avant de choisir une agence adaptée à votre problématique.

Ne pouvons-nous pas gérer notre événement en interne ?

Que voir pour vous aider à prendre votre décision ?

A quoi sert une agence événementielle ?

Organiser un événement fait appel à différentes compétences et expertises

Il est rare dans une entreprise (en dehors d’une agence événementielle) d’avoir un expert qui soit un champion dans ces différents métiers.

Par conséquent, l’autogestion d’un événement risque de monopoliser plusieurs personnes aux profils différents pendant un certain nombre de jours. D’autant plus qu’ils ne connaissent pas les attentes du chef de projet événementiel !

Et pendant cette période d’accaparement, ils ne pourront pas exercer leurs fonctions.

Un événement ne se passe jamais sans imprévus ou aléas

Ces nombreux imprévus peuvent avoir un impact énorme sur votre événement et même l’empêcher de se produire.

Une agence événementielle a l’habitude de gérer de tels imprévus. Il les prédit même à l’avance. Et trouver des solutions rapides et efficaces nécessite une habitude et des connaissances opérationnelles.

N’est-il pas dit que l’organisation de fêtes est l’un des 5 emplois les plus stressants !

Nous pouvons lister d’autres avantages à faire appel à une agence événementielle :

Ceci pourrez vous intéresser :
Un salarié qui souhaite créer une entreprise, peut désormais bénéficier d’un congé…

Enfin, une agence n’organise pas un événement !

Cette déclaration peut vous surprendre. Nous entendons par là qu’une entreprise événementielle crée une expérience immersive qui rend les événements inoubliables et génère une expérience de marque unique et inoubliable.

Vous l’aurez compris, faire appel à une agence événementielle, c’est l’assurance de concevoir, organiser et mener un événement inoubliable et inoubliable.

Mais avec quelle agence d’événements travailler ?

Le marché des agences événementielles est très concurrentiel.

Alors choisir la bonne agence n’est pas facile.

Comment l’accompagner avec connaissance et efficacité ?

Pour vous aider à choisir, veuillez consulter nos « Directives spéciales pour les agences événementielles ».

1 – Une bonne agence d’événement pose les bonnes questions

Bien entendu, avant de rencontrer l’agence, vous établirez un cahier des charges très détaillé.

Dans votre brief vous présenterez votre entreprise, votre marque, vos clients…

Vous définirez également vos besoins, vos problématiques et vos objectifs à atteindre. Vous définirez précisément vos objectifs.

Cependant, vous êtes logiquement immergé dans l’entreprise et son histoire. De cette façon, vous risquez de manquer un pas en arrière. L’agence événementielle a un regard extérieur.

Tout d’abord, il veut comprendre votre entreprise, votre industrie et vos problèmes.

Il doit savoir poser les bonnes questions :

En posant correctement les questions, elle saura présenter une réelle perspective de votre problématique pour guider sa réflexion et proposer une stratégie événementielle adaptée et innovante pour assurer votre succès.

En effet, ce sont souvent les questions posées en amont qui détermineront les réponses apportées au problème du client.

2 – Une agence événementielle avec un relationnel qui matche

Coopérer avec une agence événementielle nécessite d’établir une véritable coopération.

Une relation basée sur la confiance et le bon relationnel doit être possible dès la première rencontre.

Vous devrez leur parler, les rencontrer plusieurs fois, leur confier parfois des informations confidentielles.

Il est important d’avoir un vrai feeling avec vos collègues de l’agence.

La première interaction est essentielle.

Il faut absolument bien travailler avec l’équipe et apprécier l’échange avec elle afin de travailler efficacement et qualitativement.

Et cherchez une agence événementielle avec laquelle le ressenti sera naturel, spontané et authentique. Grâce à cela, vous pourrez construire un partenariat constructif et efficace.

3 – Vérifiez les réalisations de l’agence d’event

Assurez-vous de parcourir le site Web et les réseaux sociaux de l’agence et passez du temps à les réaliser.

Vous découvrirez certainement le « bras de l’agence ». Scénographie, patte conceptuelle et émotionnelle qui inspirera ses réflexions et que vous retrouverez lors du prochain événement.

Évaluer la variété des projets mis en œuvre, leur complexité, leur qualité…

Et surtout, vérifiez si les réalisations de l’agence vous inspirent !

4 – Regardez aussi les clients de l’agence événementielle

L’agence peut intervenir auprès des entreprises, des collectivités locales, des fédérations, des syndicats, des centres commerciaux, des élus…

Lorsque vous travaillez avec certains types de clients, vous pouvez être sûr qu’ils connaissent des procédures spécifiques, des modes de fonctionnement parfois contraignants, etc.

Connaître ses clients peut vous révéler les secteurs et domaines d’activités qu’elle a pratiqués et maîtrisés a priori.

5 – Découvrez les témoignages et avis des clients de l’agence événements

À l’ère d’Internet 2.0, les avis des clients ont augmenté. La e-réputation est un facteur à suivre.

En effet, au travers d’avis et de témoignages, les clients expriment leur ressenti sur l’agence, ses équipes et son fonctionnement.

Alors consultez les témoignages et avis.

Ils indiquent souvent la manière d’accompagner.

6 – Repérez l’expérience de la société d’événement

Une agence opérant sur le marché depuis plusieurs années aura certainement une expérience avérée et une meilleure maîtrise des événements. Ne découvrirez pas l’événementiel et ses écueils avec votre événement !

La crise sanitaire a durablement impacté le marché de l’événementiel. Les agences ont dû s’adapter pour proposer des événements à distance ou dans un format hybride. Voyez si l’agence qui vous intéresse a augmenté cette file d’attente avec des réalisations en ligne.

Préférez les agences multi-spécialistes et multi-secteurs.

Une agence spécialisée dans ce type d’événements (MICE) pourra organiser, par exemple, un incentive spécifique pour vous. Mais lorsque vous signalez à l’agence, vous divulguez le problème. C’est l’agence qui proposera le type d’événement à organiser pour y répondre. Mieux vaut donc miser sur une agence non spécialisée dans les formats événementiels.

De plus, la connaissance d’autres secteurs que le vôtre apportera à l’agence événementielle une grande expérience qui enrichira ses propositions. Ne l’écrivez pas !

Vérifiez également les qualifications des employés de l’agence sur Linkedin, ce qui confirmera votre première impression.

7 – Favorisez des agences avec une offre de service complète

L’événement est suivi par de nombreux prestataires : décorateurs, scénographes, logisticiens, techniciens, artistes, animateurs, conférenciers…

Ainsi, un bon organisateur d’événements est un véritable chef d’orchestre capable de gérer tous les intervenants spécialisés.

Assurez-vous que l’agence est capable de gérer tous les intervenants de votre événement et ne vous délègue pas une partie spécifique !

8 – Priorisez des agences créatives et curieuses

Notre société évolue très vite.

Le comportement des buts pose de nouvelles exigences.

Il y a de nouveaux défis pour l’écosystème événementiel, comme l’empreinte carbone, l’ultra-personnalisation des événements, le besoin d’immersion, le développement du métavers, le streaming…

Une bonne agence événementielle doit intégrer ces nouveaux enjeux.

Cette curiosité et cette connaissance tendancieuse sont des opportunités qu’une agence événementielle saura saisir lors de son propre événement. Ils feront émerger de nouvelles idées pour faire vivre aux participants une véritable expérience.

9 – Renseignez-vous sur le niveau d’accompagnement proposé par la société événementielle

Afin de choisir la bonne agence événementielle, il est nécessaire de connaître l’accompagnement proposé et le temps alloué sur toute la durée du contrat.

Certaines agences disposent d’un service commercial éprouvé. Ils sauront persuader les équipes de générer de nouvelles affaires.

Après avoir remporté le concours, le budget peut être confié à une équipe plus légère, parfois même inexpérimentée (voire débutante) dans la mission confiée à l’agence. Ces forces vives pourront toujours s’appuyer sur les experts de l’agence. Mais pas forcément tous les jours.

Avant de signer un contrat avec une agence :

10 – Elisez une agence très opérationnelle

Le succès de l’événement est toujours déterminé par la base.

La stratégie événementielle peut être très originale, innovante, créative ou avant-gardiste. C’est sa mise en œuvre correcte sur le terrain qui fera la différence !

Préférez une agence très opérationnelle et habituée à affronter les réalités du terrain et les aléas possibles et inimaginables.

Pour une collaboration avec l’agence événement efficiente et qualitative

Comme nous l’avons vu précédemment, la relation avec l’agence est cruciale.

Lors de votre premier entretien, n’hésitez pas à répondre à quelques questions.

Ils vous aideront à vérifier si l’agence répond vraiment à vos attentes, vos valeurs, votre façon d’envisager le travail…

Quelques questions intéressantes :

Une bonne agence nécessite d’être accompagnée

Au final, vous avez choisi la bonne agence événementielle, experte, dotée d’un bon relationnel, engagée, investie et créative.

À Lire  Clarification de la notion de partenariat commercial dans le cadre d'un déséquilibre significatif

Cependant, pour une coopération efficace, l’entreprise doit également préparer un mémoire écrit détaillé.

Plus le brief est complet, plus la réponse de l’agence est précise, personnalisée et adéquate.

Votre brief doit au moins détailler les points suivants :

En cas de recommandations appropriées, pensez également à laisser suffisamment de temps de réflexion aux équipes de l’agence.

Avant tout, un événement utile

Choisir la bonne agence est essentiel à la réussite de votre événement.

Rappelez-vous qu’un événement réussi est un événement utile pour vos objectifs.

Les participants doivent pouvoir lui retirer quelque chose, par exemple :

En choisissant la bonne agence événementielle, vous pouvez organiser des événements transformateurs qui génèrent l’engagement des participants. Ils pourront créer ou recréer un lien et générer un lien émotionnel avec la marque ou l’entreprise.

Le poste d’animateur fait également partie de ceux disponibles pour travailler dans des événements non diplômants. Comme dans le cas des autres métiers cités, il faudra être persévérant, car il existe de nombreux animateurs sur le marché de l’événementiel.

Comment organiser un événement professionnel ?

Petit guide pour organiser un événement professionnel

  • Définissez votre public et les objectifs attendus. …
  • Estimez un budget en fonction du format de l’événement. …
  • Choisissez une date et un lieu. …
  • Utilisez les services de fournisseurs. …
  • Organisez votre événement professionnel. …
  • Communiquez sur votre événement.

Comment Appelle-t-on celui qui organise un événement ?

L’organisateur de l’événement est un vrai chef d’orchestre. Cela vient avec beaucoup de responsabilités. Les événements organisés sur ce stand peuvent être de toutes sortes : galas, congrès, séminaires, expositions. Cela dépend évidemment de l’endroit où vous travaillez.

Comment appelle-t-on l’organisateur de la fête ? L’organisateur de la soirée, également appelé organisateur de l’événement, est responsable de la conception, de la préparation et de l’organisation (matériel et logistique) de l’événement qu’il organise. Il peut organiser un mariage, une réception, un séminaire, une inauguration, un anniversaire…

Comment Appelle-t-on une personne qui travaille dans l’événementiel ?

Organisateur d’événements culturels et artistiques. Organisateur d’événements sportifs. organisateur de mariage. Chargé de production événementiel.

Quel Etude faire pour l’événementiel ?

Pour trouver immédiatement un emploi de chef de projet événementiel, il est généralement nécessaire d’obtenir un baccalauréat niveau 4/5 d’une école de communication ou d’une école de commerce, voire un master d’une université.

Quelle est la différence entre événement et événementiel ?

Fondamentalement, le terme événement fait référence à un fait qui s’est produit. Un événement est représenté par un adjectif qui en dérive. En parcourant le dictionnaire ou en cherchant sur le web, un événement et un événement ont exactement le même sens.

Comment Appelle-t-on une personne qui organise des événements ?

Le planificateur d’événements est responsable de la conception et de l’organisation d’événements tels que concerts, spectacles, festivals, foires, réunions, inaugurations, événements corporatifs, mariages, événements privés.

Comment Appelle-t-on celui qui organise un événement ?

L’organisateur de l’événement est un vrai chef d’orchestre. Cela vient avec beaucoup de responsabilités. Les événements organisés sur ce stand peuvent être de toutes sortes : galas, congrès, séminaires, expositions.

Qu’est-ce qu’un organisateur événementiel ?

Elle prend en charge la conception, la préparation ainsi que l’organisation matérielle et logistique d’événements (mariages, fêtes, séminaires, inaugurations, etc.) dans le cadre de prestations de services pour particuliers ou professionnels.

Quel est le rôle d’un organisateur ?

En ce sens, le rôle de l’organisateur est de créer et de développer la démocratie (c’est-à-dire la participation et le pouvoir des membres) au sein de l’organisation, afin que l’ampleur des activités menées par l’organisation croît avec la participation de ses membres.

Comment devenir un organisateur événementiel ?

La manière classique de devenir organisateur d’événements est d’aller dans une école de communication. Mais il y a plusieurs modèles possibles. Vous pouvez également être titulaire d’un bac+2 : BTS ou DUT en communication avec la spécialité événementiel.

Quel est le but de l’événementiel ?

La communication événementielle a pour but de promouvoir une marque, un produit, un service ou autre. Il peut être utilisé en interne ou en externe par l’entreprise. En interne, il s’agit généralement d’informer, de fidéliser ou de motiver le personnel.

Quels sont les objectifs de l’événement ? Les objectifs de l’événement peuvent être multiples. Un événement d’entreprise peut avoir pour but d’informer, de favoriser le réseautage, d’améliorer l’image, de favoriser l’esprit d’équipe ou d’attirer de nouveaux talents.

Pourquoi communiquer un événement ?

Un événement a généralement un but précis : promouvoir le lancement d’un nouveau produit, célébrer le succès de l’entreprise, partager l’information… Ainsi, la communication, en plus de l’organisation, est une part importante des événements.

Quel est le but d’un événement ?

Il y a plusieurs raisons d’organiser un événement pour vos employés : créer de la cohérence, améliorer l’esprit d’équipe ou motiver vos soldats. Ils sont principalement utiles pour créer ou améliorer une culture d’entreprise.

Quels sont les enjeux de la communication événementielle ?

Les enjeux de la communication événementielle Ce type de communication vous permet d’attirer l’attention de votre public (clients, prospects, fournisseurs et autres partenaires) à travers des campagnes qui feront bonne impression.

Pourquoi l’événementiel est important ?

Il permet de répondre à des besoins variés : émergence, étoffer et développer le portefeuille clients, créer un réseau, échanger avec des partenaires, véhiculer une bonne image de l’entreprise, etc.

Qu’est-ce que l’événementiel pour vous ?

Pour donner une définition simple des événements, le terme fait référence à tout ce qui est lié aux événements. Cependant, le mot est utilisé aujourd’hui principalement pour désigner le troisième secteur d’activité. Le secteur de l’événementiel est donc l’organisation d’événements par des professionnels.

Quels sont les enjeux de la communication événementielle ?

Les enjeux de la communication événementielle Ce type de communication vous permet d’attirer l’attention de votre public (clients, prospects, fournisseurs et autres partenaires) à travers des campagnes qui feront bonne impression.

Quels sont les outils de la communication événementielle ?

Les stands d’exposition sont les outils de communication parfaits pour l’événement. Il existe plusieurs façons de créer une expérience de marque époustouflante lors de votre salon. Quel que soit l’événement ou la situation, le stand d’exposition doit faire partie de votre stratégie de marketing expérientiel.

Quelle est la différence entre communication événementielle et marketing événementiel ?

Cette pratique est différente de la communication événementielle. Il ne s’agit pas d’organiser des conférences, des congrès, des voyages de presse ou des événements pour des clients, mais de créer du « buzz » autour d’une rencontre qui fédère parce qu’elle est spectaculaire.

Comment faire un devis événementiel ?

Par exemple, une agence événementielle peut enregistrer : l’éclairage de la verrière, comprenant l’installation, l’entretien et la reprise du matériel. La formulation doit être détaillée et claire. Lister les prix unitaires de chaque produit hors taxes ainsi que la quantité, puis saisir les totaux toujours hors taxes.

Est-ce que l’événementiel recrute ?

Les métiers de l’événementiel sont nombreux et aujourd’hui, malgré la crise, ils recrutent encore.

Pourquoi vaut-il la peine de choisir l’événementiel ? Les événements peuvent être utilisés pour informer, recruter des collaborateurs, renforcer la cohésion, motiver les collaborateurs, faire la publicité d’un produit ou d’une organisation, se divertir, etc. Outre le monde professionnel, il comprend également des événements sociaux tels que des mariages, des fêtes, des anniversaires, etc.

Comment trouver un emploi dans l’événementiel ?

Pour trouver un job événementiel, vous contacterez les entreprises de votre choix. Ils doivent se rapporter à une zone préférentielle prédéfinie. Alors envoyez votre CV et ajoutez votre lettre de motivation en candidature spontanée.

Où travailler dans l’événementiel ?

« Le secteur de l’événementiel compte 3 acteurs principaux : les agences (qui conçoivent le projet), les annonceurs (entreprises ou marques) et les prestataires (qui s’occupent de l’espace, de la technique ou de la restauration), décrit Sandrine Christon, déléguée générale de l’Anaé (Association …

Comment trouver des clients en événementiel ?

Si vous voulez trouver des clients, mettez de côté les événements traditionnels. Suggérez une histoire que les participants voudront raconter dans les semaines suivant l’événement. Restez au courant des dernières tendances en matière d’animation : cours de cuisine, yoga, chasse au trésor…

Quel BTS Faut-il faire pour travailler dans l’événementiel ?

Les BTS Tourisme, DUT Information et Communication ou BTS Communication notamment font partie des meilleurs tremplins pour le niveau Bac 2. De nombreux établissements proposent de telles formations avec une spécialisation événementielle.

Quelle étude faire pour travailler dans l’événementiel ?

Pour trouver immédiatement un emploi de chef de projet événementiel, il est généralement nécessaire d’obtenir un baccalauréat niveau 4/5 d’une école de communication ou d’une école de commerce, voire un master d’une université.

Quel BTS pour travailler dans le luxe ?

On peut citer les BTS Mode, stylisme, maroquinerie et tourisme. Autre filière disponible, les écoles d’art, qui permettent de préparer le DNMADE ou le Diplôme National des Métiers d’Art et de Design, accessible après l’obtention du diplôme en trois ans.

Quel bac pour travailler dans l’événementiel ?

Nous vous conseillons le bac pro commerce en priorité si vous souhaitez devenir chef de projet, organisateur sportif ou organisateur d’événements. De plus, chaque étudiant bénéficie d’un suivi individuel et a la possibilité de suivre le cursus CFA, c’est-à-dire sur la base d’un contrat d’apprentissage avec l’employeur.

Quelles études pour devenir organisateur d’événements ? La manière classique de devenir organisateur d’événements est d’aller dans une école de communication. Mais il y a plusieurs modèles possibles. Vous pouvez également être titulaire d’un bac+2 : BTS ou DUT en communication avec la spécialité événementiel.

Quel BTS Faut-il faire pour travailler dans l’événementiel ?

À proprement parler, il n’y a pas d’événement BTS. Cependant, quelques formations diplômantes de Technicien Supérieur peuvent vous mener vers ce secteur d’activité, comme le BTS Communication ou le BTS Tourisme.

Quelle étude faire pour travailler dans l’événementiel ?

Pour trouver immédiatement un emploi de chef de projet événementiel, il est généralement nécessaire d’obtenir un baccalauréat niveau 4/5 d’une école de communication ou d’une école de commerce, voire un master d’une université.

Quel BTS pour travailler dans le luxe ?

On peut citer les BTS Mode, stylisme, maroquinerie et tourisme. Autre filière disponible, les écoles d’art, qui permettent de préparer le DNMADE ou le Diplôme National des Métiers d’Art et de Design, accessible après l’obtention du diplôme en trois ans.

Quel bac pour devenir organisatrice événementielle ?

Le métier d’organisateur d’événements est ouvert principalement aux personnes titulaires d’un bac+2, BTS, DUT communication ou commerce, avec une spécialisation événementielle.

Comment devenir organisatrice d’événement sans diplôme ?

Être organisateur d’événements ne nécessite pas de diplôme ni de formation particulière. C’est un métier ouvert à toutes les personnes intéressées et motivées qui veulent faire de leur mieux pour faire de l’événement un rendez-vous unique et sans erreur.

Quelles spécialités pour événementiel ?

Choisir une école événementielle au niveau Bac 2 BTS Tourisme, DUT Information et Communication ou BTS Communication notamment font partie des meilleurs tremplins vers le Bac 2. De nombreux établissements proposent de telles formations avec une spécialisation événementielle.